KEARSIPAN
Kompetensi Dasar :
3.6 Menjelaskan pengertian arsip dan kearsipan
4.6 Mempresentasikan pengertian arsip dan kearsipan
Soal - soal latihan
1. Jelaskan arti kata arsip dari bahasa Yunani!
2. Jelaskan arti kata arsip dari bahasa Latin!
3. Jelaskan arti kata arsip dari bahasa Inggris!
4. Jelaskan arti kata arsip dari bahasa Belanda!
5. Jelaskan pengertian arsip secara umum!
6. Tuliskan pengertian arsip menurut UU No. 7 Tahun 1971!
7. Sebutkan contoh - contoh arsip sebanyak - banyaknya!
8. Tuliskan syarat - syarat surat / warkat dapat disebut arsip!
9. Tuliskan pengertian kearsipan menurut Drs. E. Martono!
10. Tuliskan pengertian kearsipan menurut Drs. Anhar!
11. Jelaskan pengertian kearsipan!
12. Bagi instansi yang mengadakan arsip itu sendiri, arsip mempunyai nilai guna primer ( pokok ), tuliskan!
13. Bagi instansi lain, arsip mempunyai nilai guna sekunder, Tuliskan!
14. Tuliskan maksud kearsipan!
15. Tuliskan tujuan kearsipan!
16. Tuliskan tujuan kearsipan secara rinci!
Jawaban
- Arsip berasal dari bahasa Yunani, yaitu "ARCHIUM" artinya peti untuk menyimpan sesuatu.
- Arsip dari bahasa Latin, FELUM ( bundel ) artinya tali atau benang.
- Bahasa Inggris ARCHIEVE artinya kumpulan warkat, RECORD artinya catatan, FILE artinya sekumpulan informasi / warkat.
- Dalam bahasa Belanda yaitu ARCHIEF, artinya warkat.
- Arsip adalah setiap catatan ( record / warkat ) yang tertulis, tercetak, atau ketikan dalam bentuk huruf, angka, atau gambar yang mempunyai arti atau tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi yang terekam pada kertas, kertas film, media komputer dan lain - lain yang disimpan menurut suatu aturan sehingga apabila diperlukan dapat ditemukan dengan mudah.
- Menurut UU No. 7 Th 1971 tentang Pokok Kearsipan yand dimaksud arsip adalah sebagai berikut: - Naskah - naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara dan badan pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan pemerintah. - Naskah - naskah yang dibuat dan diterima oleh badan2 swasta dan atau perseorangan dalam bentuk corak apapun baik keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
- Contoh : surat, kartu, flashdisk, telegram, formulir, hasil faksimile, faktur, daftar, grafik, memo, gambar, kwitansi, laporan, peta, disket, dsb.
- - Warkat memiliki kegunaan. - Warkat disimpan secara teratur dan berencana. - Warkat dapat mudah dan cepat ditemukan jika diperlukan kembali.
- Menurut Drs. E. Martono, kearsipan adalah pengaturan dan penyimpanan warkat / record atas dasar sistem tertentu serta dengan prosedur tertentu yang sistematis sehingga sewaktu - waktu diperlukan dapat ditemukan kembali dalam waktu singkat.
- Menurut Drs.Anhar, kearsipan merupakan suatu proses pengaturan dan penyimpanan bahan - bahan / warkat - warkat secara sistematis sehingga bahan - bahan tersebut dengan cepat dapat dicari dan diketahui tempatnya setiap kali diperlukan.
- Kearsipan ( Filling ) adalah suatu kegiatan pengaturan dan penyimpanan arsip dengan menggunakan sistem tertentu secara sistematis dan logis sehingga apabila arsip tersebut diperlukan dapat dengan mudah dan cepat ditemukan kembali.
- Hukum, Administrasi, Fiskal, Perorangan, Pemeriksaan, Penelitian ilmiah, Kebijaksanaan / haluan organisasi, Organisasi, Sejarah.
- Bagi instansi lain, arsip mempunyai nilai guna sekunder, yaitu hanya merupakan dokumen untuk diketahui sebagai tembusan / tindasan salinan / pemberitahuan saja.
- Maksud kearsipan adalah agar tercipta suatu pengertian atau pemahaman tata cara yang seragam dalam penyelenggaraan arsip di lingkungan perusahaan.
- Tujuan Kearsipan : - Menjamin keselamatan arsip dan penyediaan kembali arsip dengan cepat ketika dibutuhkan. - Sebagai bahan pertanggungjawaban perusahaan tentang pelaksanaan dan pengolahan kegiatan perusahaan.
- Secara Rinci kearsipan sebagai berikut :
- Menjamin keselamatan bahan ( dokumen / warkat ) pertanggungjawaban
- Menyimpan warkat secara sistematis
- Mempermudah menemukan warkat pada saat diperlukan
- Menjaga / memelihara kelestarian dan kerahasiaan arsip
- Meningkatkan efisiensi dan efektifitas pengolahan arsip
